プライバシーポリシー(個人情報保護方針)

最終更新日: 2025年1月26日

株式会社ジャパゲートシステムズ(以下「当社」といいます。)は、本サービス(「記帳プロ」を含みますがこれに限りません。)を通じて取得する個人情報を、適正かつ安全に取り扱うことが重要であると考え、全従業者が遵守すべき行動基準として本個人情報保護方針(以下「本方針」といいます。)を定め、その遵守の徹底を図ります。

基本方針

  1. 当社は、すべての事業で取り扱う個人情報に関して、個人情報の保護に関する法律その他の関係法令、国が定める指針及びその他の規範を遵守します。
  2. 当社は、個人情報を取得する場合、事前に利用目的をできる限り明確にし、適切な措置によって取得を行います。また、取得した個人情報の利用にあたっては、利用目的の範囲内でのみ利用し、目的外利用を行わないための適切な措置を講じます。当社は、取得した個人情報を本人の同意なく第三者提供することはいたしません。
  3. 当社は、個人情報への不正アクセス、個人情報の紛失、破壊、改ざん、漏えい、滅失などのリスクに対して合理的な安全対策及び是正措置を講じます。
  4. 当社は、個人情報の取扱いの全部又は一部を委託する場合は、委託先を適切に選定し、また、委託先に安全管理措置を遵守させるために必要な契約を締結する等の必要な措置を講じます。
  5. 当社は、個人情報に関するお問い合わせや苦情に対して適切に対応いたします。
  6. 当社は、個人情報の利用目的の通知、開示、訂正、削除、利用停止等の要請に対して遅滞なく対応いたします。
  7. 当社は、個人情報保護への取り組みを継続的に見直し改善いたします。

制定日:2025年1月26日
最終改定日:2025年1月26日

株式会社ジャパゲートシステムズ
代表取締役 小柴 鷹介


個人情報の取扱について

事業者の名称

株式会社ジャパゲートシステムズ

代表者の氏名

代表取締役 小柴 鷹介

個人情報の利用目的の公表

当社が取得する個人情報の利用目的は以下のとおりです。

(1) 本サービスを利用するお客様(法人・個人を問いません。以下同じです。)の個人情報

  • 本サービスを提供するにあたり、その運営管理をするため
  • 本人確認、認証、アカウント管理のため
  • 利用料金、遅延損害金等の請求、代金決済等における決済手段の有効性の確認のため
  • 本サービスに関するご案内、サポート、お客様からのお問い合わせ、苦情、紛争及び訴訟等への対応のため
  • 本サービスに関する当社の規約、ポリシー等の変更等をお客様に通知するため
  • キャンペーン等の運営管理のため
  • 上記に付随する業務遂行、連絡、手続き及びお問い合わせ対応のため
  • 取得した情報を解析又は分析して、本サービスの改善及び向上並びに新規サービスの開発に利用するため
  • お問い合わせ対応の品質向上及びお問い合わせ内容等の正確な把握のため
  • 個人を特定できない範囲で本サービスに関する統計データを作成、利用、開示又は提供するため
  • 個人を特定できないようにデータ加工したうえで、本サービスの改善や向上、マーケティング資料を作成、利用又は提供するため

※本サービスでは、契約者又はユーザーがアップロード・送信・保存する画像、PDF、テキストその他のデータ(領収書、レシート、請求書、通帳、取引明細その他これらに類するデータを含みます。以下「送信データ」といいます。)を、仕訳データ作成等の本サービス提供に必要な範囲で、当社のシステムにより自動的に解析(画像のテキスト化、分類、推定、候補生成等の処理を含みます。)する場合があります。送信データには、個人情報が含まれる場合があります。

(2) セミナー・イベント等に参加された方の個人情報(実施する場合)

  • セミナー・イベントの企画、運営、連絡及びお問い合わせ対応のため
  • セミナー・イベントの改善及び向上並びに新規企画の開発に利用するため
  • 取得した情報を解析又は分析して、参加者に応じたご案内を行うため
  • 上記に付随する業務遂行、連絡、手続き及びお問い合わせ対応のため

(3) お問い合わせ、ご意見等受付時に取得する個人情報

  • 各種お問い合わせに対応するため
  • お問い合わせ対応の品質向上及びお問い合わせ内容等の正確な把握のため
  • 取得した情報を解析又は分析して、本サービスの改善及び向上並びに新規サービスの開発を行うため

(※当社では、対応品質向上等のために、通話内容を録音させていただくことがあります。)

(4) 取引先(業務委託先候補を含みます。)の個人情報

  • 取引先としての選定業務、営業情報の提供業務、契約締結手続き業務、取引管理業務及びこれらに付随する業務の遂行のため
  • 上記に付随する連絡及びお問い合わせ対応のため

個人情報の取得方法

当社は、適法かつ公正な手段により個人情報を取得します。主な取得場面は以下のとおりです。

  • アカウント登録、本人確認、プロフィール登録、決済等に際してお客様から直接ご提供いただく場合
  • 本サービスの利用に伴い、端末情報、ログ情報、Cookie等の技術情報を自動的に取得する場合
  • お問い合わせ、アンケート等によりご提供いただく場合

個人情報を第三者に提供することが予定される場合の事項

当社は、原則として、ご本人の同意がある場合又は法令に基づく場合を除き、個人データを第三者に提供いたしません。

ただし、次の場合には、必要な範囲で個人データを第三者に提供することがあります。

  1. 当社が、決済事業者(決済代行、クレジットカード会社、金融機関等を含みます。)のサービスを利用する場合に、決済の実行・確認、不正利用防止等のために必要な範囲で、お客様情報を当該事業者に提供する場合
  2. セミナー・イベントの共同開催会社又は協賛会社がある場合に、当該企業が参加者のニーズ等の把握や参加者に適切な情報提供又は連絡等を行うため、申込情報及びアンケート情報等を提供する場合
    なお、当社までご連絡いただければ、共同開催会社又は協賛会社に対する情報提供を停止いたします。
  3. 本サービスを提携会社等のお客様向けに提供している場合に、当該提携会社等に対し、当該提携会社等が行っているサービス等の改善、向上その他当該提携会社等が定める利用目的に従って利用するために、本サービスで得た情報(当該提携会社等のお客様に係るものに限ります。)を提供する場合
  4. 本サービスにおいて障害が発生した場合に、提携会社等に対し、お客様への対応、障害の原因究明、障害の解消及び本サービスの改善等のために、本サービスで得た情報を提供する場合
    (当該障害の対応のため、提携会社等から個人情報の提供を受ける場合があります。)

上記以外については、ご本人の同意がある場合又は法令に基づく場合を除き、第三者に提供いたしません。

共同利用

当社は、原則として個人データの共同利用を行いません。共同利用を行う場合は、共同利用する項目、共同利用する範囲、利用目的及び管理責任者等を、当社ウェブサイト上にて別途公表します。

個人情報の委託について

当社は、原則として個人情報の取扱いを第三者に委託しません。

ただし、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人情報の取扱いの全部又は一部を委託する場合があります。その際は、当社が定める基準を満たしている先を選定し、当社が求める安全管理措置を遵守させるための契約の締結、委託した個人情報の取扱状況を定期的に把握する等必要かつ適切な監督を行います。

(委託する業務の例:決済、カスタマーサポート、メール配信、アクセス解析、サービスの開発・運用、情報処理ツールの利用等)

※外国に所在する事業者に個人情報の取扱いを委託する場合、当該事業者と委託に関する契約の締結等により、個人情報の取扱いに関する相当措置の継続的な実施を確保することとします。委託先の所在国に関する情報提供及び委託先に対する監督状況等についての情報提供を希望される場合は、下記個人情報お問い合わせ窓口にお申し出ください。

個人情報の提供の任意性の有無

個人情報の提供は任意ですが、必要な個人情報の提供をいただけない場合、ご本人様に対して適切なご対応ができない場合又は本サービスの全部若しくは一部をご利用いただけない場合があります。

外部送信ツールの利用等

当社は、当社のウェブサイト若しくは本サービスの利用状況の把握、運営管理若しくは改善又は当社若しくは当社以外の第三者が提供する広告の最適化(当該広告の効果測定を含みます。)の目的のため、Cookie等の技術を用いる外部送信ツール(以下「外部送信ツール」といいます。)を利用して、お客様に関する情報(広告識別子その他ご利用の端末やアプリの情報、IPアドレス等のネットワークの情報やアクセス履歴等。なお、アクセス履歴には、広告ページ及び当社のサービスとCookie連携しているサイトでの行動履歴等のアクセスログを含みます。)を取得し、分析する場合があります。

また、当社は、上記の目的のため、ツール提供元又は広告配信事業者等の第三者(以下「外部送信ツール提供者等」といいます。)から、外部送信ツール提供者等が収集した上記のお客様に関する情報及び当該外部送信ツール提供者等による分析結果の情報等を取得する場合があります。

これらの情報が単体では個人を識別する情報を含まない場合には個人情報に該当しませんが、当社は、これらの情報とお客様の個人情報を紐づける場合があり、この場合は、これらの情報も個人情報として取り扱います。

※外部送信ツール提供者等が取得する情報は、当該外部送信ツール提供者等の定める方針(プライバシーポリシー)に基づき管理されています。外部送信ツール提供者等の定める方針については、外部送信ツール提供者等のサイトをご覧ください。

※外部送信ツールの利用に関する詳細については、当社ウェブサイト上の「外部送信ツールに関する公表事項」をご確認ください。

個人データの安全管理

当社は、個人データ(当社が取得し、又は取得しようとしている個人情報であって、当社が個人データとして取り扱うことを予定しているものを含みます。)の安全管理のために以下の措置を講じています。

なお、具体的な安全管理措置につきましては、当社が別途定める社内規程等に基づき運用します。

(1) 基本方針の策定

個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問及び苦情処理の窓口」等についての基本方針として本方針を策定しています。

(2) 個人データの取扱いに係る規律の整備

  • 個人データの取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の各段階における取扱方法を定めた社内規程を策定しています。
  • 個人データを取り扱う全従業者が、より適切な業務遂行ができるよう、詳細を定めた運用手順も別途整備しています。

(3) 組織的安全管理措置

  • 個人データの取り扱いに関する管理責任者を設置するとともに、個人データを取り扱う従業者及び取り扱う個人データの範囲を明確化しています。また、アクセス権限の定期的な見直しを実施しています。
  • 社内規程等への違反及び個人データの漏えいや紛失等の事案が発生している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。
  • インシデントへの対応を速やかにできるよう体制を整備しています。

(4) 人的安全管理措置

  • 個人データについての秘密保持に関する事項を就業規則等に規定し、また必要に応じて従業員から誓約書を徴収する等の措置を講じます。
  • 従業員に対し、個人データの取扱いに関する教育を定期的に実施します。

(5) 物理的安全管理措置

  • 当社は、個人データを取り扱う場所(在宅勤務場所、コワーキングスペース等を含みます。)において、第三者による閲覧・持出し・盗難・紛失等を防止するため、必要かつ適切な措置を講じます。
  • 個人データを取り扱う端末、電子媒体および書類等について、施錠保管、画面ロック、離席時の第三者閲覧防止、印刷物の管理、廃棄時の適切な処理(裁断等)を含む盗難・紛失防止措置を講じます。
  • 業務に用いる機器・媒体の社外持出し、利用場所、保管方法等について、社内規程・手順を定め、遵守状況の確認を行います。

(6) 技術的安全管理措置

  • アクセス制御、通信の暗号化、ログ監視等の措置を講じます。
  • 個人データを取り扱うシステムに対し、脆弱性対応及びセキュリティ情報の収集・評価・対応に努めます。

(7) 外的環境について

外国において個人データを取り扱う場合、当該外国の個人情報の保護に関する制度等を把握した上で、安全管理のために必要かつ適切な措置を講じます。

個人データの開示等

  • ご本人から個人データの利用目的の通知、開示(第三者提供記録の開示を含みます。)、訂正等(内容の訂正、追加又は削除)、利用停止等(利用の停止又は消去)、第三者の提供の停止(以下「開示等」と総称します。)を請求された場合、個人情報保護法に基づき合理的な範囲内で対応します。
  • 開示等の請求にあたっては、当社所定の書式をご利用いただく場合があります。必要な場合は、下記窓口までお問い合わせください。
  • 当社は、身分証明書等によりご本人からの開示等の請求であることを確認のうえ、遅滞なく開示等を行い、その旨を原則として電磁的記録の提供による方法により通知します。代理人による請求の場合は、正当な権限を有する代理人であることを公的書類、委任状等により確認します。

(対象となる個人データが存在しない場合又は正当な理由に基づき開示等を行わない決定を行った場合は、その旨を通知します。)

「個人情報保護方針」及び「個人情報の取扱について」の変更

本方針及び本「個人情報の取扱について」は、法令その他の規範の変更等への対応及びその他事業上の必要性等に応じて、変更する場合があり、当該変更内容等について、当社のウェブサイト上に掲載します。

個人情報の取扱いに関する苦情及び開示等の請求の申し出窓口

株式会社ジャパゲートシステムズ 個人情報お問い合わせ窓口

所在地:東京都台東区竜泉2-6-8

電話番号:080-1666-8945

メールアドレス:kichopro.official@gmail.com

受付時間:平日10:00〜18:00(土日祝日を除く)

※お問い合わせはメールにてお願いいたします。